Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ specialist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en engagerad och noggrann administrativ specialist som kan bidra till att effektivisera och förbättra våra administrativa processer. Som administrativ specialist kommer du att spela en central roll i organisationen genom att säkerställa att kontorsrutiner och administrativa uppgifter utförs på ett effektivt och professionellt sätt. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar och stötta dem med administrativa uppgifter, dokumenthantering, schemaläggning och kommunikation.
I rollen ingår att hantera inkommande och utgående korrespondens, organisera möten och evenemang, samt att säkerställa att all dokumentation är korrekt och uppdaterad. Du kommer även att ansvara för att skapa och underhålla olika administrativa system och rutiner, samt att kontinuerligt arbeta med förbättringar och effektiviseringar av dessa.
För att lyckas i rollen som administrativ specialist krävs det att du är strukturerad, noggrann och har en god förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt. Du bör ha en stark känsla för service och vara bekväm med att kommunicera med olika typer av människor, både internt och externt. Du bör även ha goda kunskaper i olika administrativa system och programvaror, samt vara bekväm med att lära dig nya system och rutiner.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas och växa i din roll. Du kommer att ingå i ett engagerat team där samarbete och kommunikation är viktiga delar av vardagen. Vi värdesätter initiativtagande och uppmuntrar våra medarbetare att komma med idéer och förslag på förbättringar.
Som administrativ specialist kommer du att ha möjlighet att påverka och bidra till organisationens framgång genom att säkerställa att våra administrativa processer fungerar smidigt och effektivt. Du kommer att vara en viktig resurs för både ledning och medarbetare, och din insats kommer att vara avgörande för att skapa en välfungerande och trivsam arbetsplats.
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av administrativt arbete och som trivs med att arbeta i en varierande och dynamisk miljö. Du bör ha goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, samt ha god datorvana och erfarenhet av att arbeta med olika administrativa system och programvaror.
Om du är en person som trivs med att arbeta strukturerat och noggrant, och som vill vara med och bidra till att skapa en effektiv och välorganiserad arbetsplats, är detta rollen för dig. Vi ser fram emot din ansökan och att få välkomna dig till vårt team.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående korrespondens och dokumentation.
- Organisera och schemalägga möten, konferenser och evenemang.
- Skapa och underhålla administrativa rutiner och system.
- Stötta olika avdelningar med administrativa uppgifter och dokumenthantering.
- Förbereda rapporter, presentationer och annan dokumentation.
- Säkerställa att kontorsmaterial och utrustning finns tillgängligt och fungerar.
- Hantera och uppdatera interna databaser och register.
- Kommunicera med interna och externa kontakter via telefon och e-post.
Krav
Text copied to clipboard!- Tidigare erfarenhet av administrativt arbete eller liknande roll.
- Goda kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.
- God datorvana och erfarenhet av administrativa system och programvaror.
- Förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och självständigt.
- Stark känsla för service och god kommunikationsförmåga.
- Förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt.
- Flexibilitet och anpassningsförmåga till förändrade arbetsuppgifter och rutiner.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Kan du beskriva din tidigare erfarenhet av administrativt arbete?
- Hur hanterar du situationer där du har flera deadlines samtidigt?
- Vilka administrativa system och programvaror har du erfarenhet av?
- Hur säkerställer du noggrannhet och kvalitet i ditt arbete?
- Kan du ge ett exempel på en situation där du förbättrat en administrativ rutin?
- Hur hanterar du konfidentiell information i ditt arbete?
